كيف وفّرت شركة أدوية عالمية USD 1.8 Mn عبر اختبار كل مطالبة نفقات، لا عينة

01لمحة سريعة

02التحدي

كان تدقيق النفقات لدينا يختبر نحو 2% من المطالبات، مختارة عشوائيًا، بعد ثلاثة أشهر من دفعها. ومع 9,000 موظف يقدّمون مطالبات على SAP Concur في الهند والإمارات، ظلّ معظم المخاطر غير مرئي. كنا نعلم بوجود مطالبات مكررة، وفواتير مجزأة للبقاء تحت حدود الموافقة، ونفقات شخصية مسجّلة على أنها ضيافة للعملاء، لكننا لم نستطع تحديد حجم المشكلة أو إثباتها. كانت كل نتيجة تتطلب أسابيع من العمل اليدوي، وبحلول ذلك الوقت يكون المال قد ضاع. طلبت لجنة التدقيق تغطية كاملة دون زيادة عدد الموظفين.

03ما الذي فعلناه

ربطنا CompliBear بـ SAP Concur وبالسجل الرئيسي للموارد البشرية بصلاحية للقراءة فقط، على ALTeX Hub داخل السحابة الخاصة بالعميل. في الأسبوع الأول شغّلنا 120 اختبارًا مُثبتًا للنفقات، من الإيصالات المكررة ومطالبات عطلات نهاية الأسبوع إلى الفواتير المجزأة والقيم الشاذة في المسافات المقطوعة، وأضفنا 14 قاعدة لسياسة العميل الخاصة. ثم قيّم نموذج للتعلم الآلي كل مطالبة بحثًا عن أنماط غير عادية. راجع فريقنا المكوّن من ثلاثة أشخاص، محاسب جنائي ومهندس بيانات وعالم بيانات، أبرز الاستثناءات مع التدقيق الداخلي كل أسبوع، وقدّر قيمة كل نتيجة مؤكدة. وبحلول الأسبوع السادس، أصبحت الاختبارات تعمل يوميًا وتولّى فريق التدقيق معالجة الاستثناءات بنفسه، مع إرفاق الأدلة لكل منها.

04ما الذي وجدناه

05النتيجة

• USD 1.8 Mn تم توفيرها
• أول نتيجة خلال 3 أسابيع، بصلاحية للقراءة فقط على SAP Concur
• اختبار 100% من 1.4 مليون بند نفقات، مقابل عينة بنسبة 2% سابقًا

06بكلماتهم

07ما التالي

بعد الربع الأول، وسّع العميل استخدام CompliBear ليشمل دورة الشراء حتى الدفع ومدفوعات الموردين. ويشغّل فريقه الخاص الآن اختبارات النفقات كل شهر.