Cómo una empresa farmacéutica global ahorró USD 1.8 Mn probando cada gasto declarado, no una muestra

01De un vistazo

02El reto

Nuestra auditoría de gastos probaba alrededor del 2% de las solicitudes, elegidas al azar, tres meses después de pagarse. Con 9.000 empleados presentando gastos en SAP Concur en la India y los EAU, la mayor parte del riesgo pasaba desapercibida. Sabíamos que había solicitudes duplicadas, facturas divididas para no superar los límites de aprobación y gastos personales registrados como atenciones a clientes, pero no podíamos dimensionar el problema ni demostrarlo. Cada hallazgo exigía semanas de trabajo manual y, para entonces, el dinero ya se había ido. El comité de auditoría pidió cobertura total sin aumentar la plantilla.

03Qué hicimos

Conectamos CompliBear a SAP Concur y al maestro de RR. HH. con acceso de solo lectura, sobre ALTeX Hub dentro de la propia nube del cliente. En la primera semana ejecutamos 120 pruebas de gastos probadas, desde recibos duplicados y gastos en fin de semana hasta facturas divididas y kilometrajes atípicos, y añadimos 14 reglas para la política propia del cliente. Después, un modelo de aprendizaje automático puntuó cada solicitud en busca de patrones inusuales. Nuestro equipo de tres personas, un contable forense, un ingeniero de datos y un científico de datos, revisaba cada semana las principales excepciones con auditoría interna y valoraba cada hallazgo confirmado. En la sexta semana, las pruebas se ejecutaban a diario y el equipo de auditoría gestionaba las excepciones por sí mismo, con la evidencia de cada una adjunta.

04Qué encontramos

05El resultado

• USD 1.8 Mn ahorrados
• Primer hallazgo en 3 semanas, con acceso de solo lectura a SAP Concur
• El 100% de 1,4 millones de líneas de gasto probadas, frente a una muestra del 2% antes

06En sus palabras

07Próximos pasos

Tras el primer trimestre, el cliente amplió CompliBear a compras y pagos y a pagos a proveedores. Su propio equipo ejecuta ahora las pruebas de gastos cada mes.